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鲁东大学科研经费管理办法


发表日期:2018年01月29日

鲁东大学科研经费管理办法

鲁大校发[2017]49号

第一章 总 则

第一条 为建立健全符合学校科研规律和特点的科研经费管理体制和运行机制,突出以人为本和“放管服”结合,为科研人员潜心研究创造良好条件和宽松环境,激发科研人员的积极性、主动性和创造性,促进学校科研事业持续健康发展,根据《关于完善财政科研项目资金管理政策的实施意见》(鲁办发〔2016〕71号)和《山东省哲学社会科学类项目资金管理办法》(鲁财教〔2016〕82号)等文件精神,结合学校实际情况,特制订本办法。

第二条 我校科研经费分为纵向科研经费、横向科研经费。科研经费类型依据科学技术处或社会科学处认定的科研项目类型确定。

第三条 凡以鲁东大学名义取得的各类科研经费,不论资金来源渠道,必须全额纳入学校财务统一管理,集中核算,专款专用。

第四条 使用科研经费购置与形成的固定和无形资产属于国有资产(与经费资助单位有合同约定除外),统一纳入学校资产管理,不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有或谋取私利,其处置应按照国家有关规定办理。

第二章 管理职责

第五条 学校按照“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制,在校长的统一领导下,科学技术处、社会科学处、财经处、人事处、资产处、审计处、监察处等职能部门及教学科研单位、项目负责人各司其职,完善内部控制和监督约束机制,确保经费使用权、管理权和监督权的有效行使。

第六条 科学技术处、社会科学处负责纵向、横向科研项目管理和合同管理;监督项目执行进展等过程管理;负责科研项目合作(外协)资金转拨的审批; 负责科研项目结题验收及绩效考核;会同财经处指导项目负责人编制经费预算;负责预算调整的校内审批;负责核定科研经费类型和立项编号;协同资产处对科研经费形成的知识产权等无形资产的管理;配合财经处做好科研项目经费的使用、审核、监督工作。

第七条 财经处负责科研经费的财务管理和会计核算;指导项目负责人编制项目经费预算;审查项目经费决算;监督、指导项目负责人按照项目立项通知书(任务书)或合同约定,以及有关财经法规在其权限范围内使用科研经费;负责项目经费日常报销等各项会计核算管理和服务;负责依照有关规定办理项目结题结账手续;负责科研经费管理队伍和相关人员的财务知识培训。

第八条 人事处负责根据国家有关规定和学校实际情况,在对科研工作进行绩效考核的基础上,协同科学技术处、社会科学处、财经处合理安排绩效经费。

第九条 资产处按照采购管理的有关规定,负责组织科研仪器设备的采购及资产管理工作。

第十条 审计处将科研经费审计纳入常规工作,通过自行审计或委托审计定期对各级各类科研项目经费进行抽查审计。

第十一条 监察处负责对科研经费管理和使用过程中的违规违纪问题进行查处,对科研经费使用和管理中弄虚作假、截留、挪用、挤占、套取项目经费等违反财经纪律的行为,按照有关规定对相关人员做出严肃处理。

第十二条 教学科研单位负责领导和督促本单位科研工作的正常开展;根据学科特点和项目实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供条件保障;监督科研经费的使用;配合学校对科研工作进行绩效考核。

第十三条 科研项目负责人是项目管理和资金使用的直接责任人,应严格按照有关经费管理办法和项目任务书(合同)要求开展科学研究和使用经费,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性负责,并承担相应的经济与法律责任

第三章 预算管理

第十四条 项目申请人应根据科研活动的特点和实际需要,在科学技术处、社会科学处和财经处的帮助下,合理编制科研经费预算,并按照项目主管部门或经费资助单位批准的预算执行。

第十五条 科研经费预算包括收入预算和支出预算。

(一)收入预算包括申请的专项经费和自筹经费;

(二)支出预算包括直接费用和间接费用。

第十六条 项目经费预算的编制。

(一)财政科技类科研项目合并差旅费/会议费/国际合作与交流费科目,由科研人员结合科研活动实际需要编制预算并按规定统筹安排使用,其中不超过直接费用10%的,不需提供预算测算依据。

财政社会科学类科研项目差旅费/会议费/国际合作与交流费不超过直接费用20%的,不需要提供预算测算依据。

(二)劳务费预算不设比例限制,科研人员据实编制。参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务费,均可在项目经费中开支。

(三)加大对科研人员的激励力度,取消绩效支出占间接费用比例限制。

(四)间接费用比例依据项目主管部门的规定执行。

(五)横向科研经费按合同约定的开支范围和开支标准使用经费。科研合同中没有明确约定开支范围和标准的,项目负责人根据研究需要编制经费预算,明确支出科目和支出额度。

第十七条 项目预算执行。纵向、横向科研经费支出按照预算实行额度控制。纵向科研项目在项目立项以后、横向科研项目在合同签订以后,项目负责人应通过学校科研管理系统录入合同及预算信息,提交科学技术处或社会科学处审核。

第十八条 简化预算调整程序。

科技类纵向科研经费,直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整,由项目负责人通过科研管理系统提出申请,经科学技术处审核后执行。

社科类纵向科研经费,直接费用中资料费、数据采集费、设备费、印刷出版费和其他支出预算如需调整,由项目负责人通过科研管理系统提出申请,经社会科学处审核后执行。

差旅费/会议费/国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费和设备费(科技类)支出预算一般不予调增,如需调减可按上述程序调剂用于项目其他方面支出。如有特殊情况确需调增的,由项目负责人报项目主管部门审批后按上述程序调整。

第四章 支出范围

第十九条 直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用。

科技类项目直接费用支出科目包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出。

社科类项目直接费用支出科目包括资料费、数据采集费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、设备费、劳务费、专家咨询费、印刷出版费和其他支出。

第二十条 直接费用各科目的开支范围规定如下:

(一)设备费:是指项目研究过程中购置或试制专用仪器设备及其运输、安装、调试,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

(二)材料费:是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

(三)测试化验加工费:是指在项目研究过程中支付给校外单位(包括学校内部经济独立核算单位)的检验、测试、设计、化验及加工等费用。

(四)燃料动力费:是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用。

(五)差旅费/会议费/国际合作与交流费:是指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、学术交流、学术研讨、考察调研等活动而发生的会议、交通、食宿等费用,以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地开展学术合作与交流的费用。

(六)出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目研究过程中需要支付的出版费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

(七)劳务费:是指在项目研究开发过程中支付给参与项目的研究生、博士后、访问学者、项目组聘用的研究人员和科研辅助人员等的劳务性费用。劳务费发放应填写《鲁东大学劳务费领款单》(见附件1)。项目聘用人员的劳务费开支标准,硕士研究生一般不超过3000元/人月,博士研究生一般不超过5000元/人月。因项目研究需要长期聘用其他人员,可通过劳务代理签订用工合同,明确双方责权利,其劳务费开支标准按合同执行,社会保险补助纳入劳务费科目列支,按照工资、薪金所得扣缴个人所得税。

(八)专家咨询费:是指在项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的咨询费、鉴定费、评审费等。专家咨询费不得列支参与项目管理的相关工作人员,不得列支研究生学位论文答辩发生的专家评审费用。专家咨询费发放应填写《鲁东大学专家咨询费(评审费)发放单》(见附件2)。院士级专家咨询费一般不超过8000元/人天、教授级专家一般不超过4000元/人天,其他层次的专家参照上述标准执行。

(九)资料费:指在项目研究过程中需要支付的图书(包括外文图书)购置费,资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费,专用软件购买费,文献检索费等。项目主管部门规定购买的图书属于固定资产的,应办理入库手续;项目主管部门没有明确规定的,以及横向科研经费购置的图书,凭发票和购书清单据实报销,不必办理固定资产入库手续。

(十)数据采集费:指在项目研究过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。

(十一)印刷出版费:指在项目研究过程中支付的打印费、印刷费及阶段性成果出版费等。报销打印费、印刷费须附明细,出版费须附出版合同。

(十二)其他支出:项目在研究开发过程中发生的除上述直接费用之外的其他支出,应当在预算申请时单独列示,单独核定。

第二十一条 间接费用是指学校在组织和支持项目研究过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,以及科研人员的绩效支出等。

间接费用中的绩效支出、管理费及学校资源使用和消耗费等各项支出按照项目主管部门的管理规定和办法执行。没有明确规定的,管理费按项目立项经费总额的5%提取,其余均作为科研人员的绩效支出。

横向科研经费到账经费总额在100万元以内(含100万元)的按5%提取管理费,超过100万元的部分按3%提取管理费。

间接费用到账以后,科学技术处或社会科学处拨付绩效支出预算总额的80%,项目结题后拨付剩余的20%。绩效支出仅用于实际参加项目研究的项目组成员,项目负责人应根据科研人员在项目工作中的实际贡献,结合项目研究进度和完成质量,在核定的间接费用范围内,公开公正安排绩效支出,充分发挥绩效支出的激励作用。因为项目组的原因导致项目延期结题的,停止发放剩余绩效;项目被终止、撤销的,停止发放剩余绩效并追回已发放的绩效。

第二十二条 横向科研项目合同中约定需要与第三方协作或合作的,应与第三方签订合作协议,明确双方的权利和义务以及知识产权的权属等问题,原则上协作费用不能超过总经费的50%。

第五章 支出管理

第二十三条 严格经费支出管理。项目负责人应严格按照批复的资金开支范围和标准使用经费,严禁以任何方式挪用、侵占和骗取科研经费,不得编造虚假合同、编制虚假预算,不得将科研经费转拨、转移到非项目合作单位,不得借科研协作之名,将科研经费转拨到有特定利益相关的单位或个人或挪作它用,不得购买与本项目研究无关的设备、材料,不得报销个人家庭消费支出,不得虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费,不得虚列、伪造名单虚报冒领劳务费,不得设立“小金库”。

第二十四条 规范支出项目调整。经费报销以后,一般不允许项目调整。

第二十五条 严格票据审核。

票据(发票、收据)报销时,应按票据审核要素进行审核,票据上付款单位必须是“鲁东大学”;票据上应注明购物名称、数量、单价,如票据上不能列明细项目的,应由开票单位提供明细单等有效证明材料;严格票据签名审核,每张票据均须项目负责人及经办人签字。

购买固定资产的,应按学校固定资产管理的有关规定办理经费申请、验收入库手续,实行政府采购或招标采购的还应提供相关受理单、采购合同等。

票据应保持其时效性,原则上开票后半年内应办理报销手续,最长不超过12个月。

野外考察、心理测试、购买农副产品等科研活动中无法取得发票或财政性票据的,付款时应取得收款证明和收款方姓名、身份证号、联系电话等信息,填写《鲁东大学付款单》(见附件3),以收款证明作为附件报销。

第二十六条 严格资金结算管理。对在国内发生的办公费、会议费、差旅费、培训费、维修(护)费、专用材料费等在公务卡强制消费目录内的费用项目,原则上使用公务卡结算,其他业务应通过银行转账结算,报销时提供银行转账证明。

第二十七条 规范劳务费、专家咨询费支出。发放劳务费和专家咨询费应通过银行转账方式结算。对于外籍专家等特殊情况下无法转入个人银行卡的,须附《鲁东大学劳务费领款单》,注明领款人有效证件号码、所在单位等信息,领款人在领款单上须亲笔签名。

第二十八条 规范科研项目合作(外协)资金转拨管理。项目资金需要转拨协作单位的,应在任务书(合同)中单独列示。开展科研合作应签订合作协议,明确双方的权利、义务、经费分配方案及知识产权的权属等问题。项目负责人对合作(外协)业务的真实性、相关性负责。
 合作(外协)资金转拨时应提供以下材料:
 (一)科学技术处或社会科学处审签的《科研合作(外协)资金转拨审批单》(见附件4);
 (二)合作合同:合作方是公司、企业的,还应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料;合作方是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,还应提供收款单位组织机构代码证等相关资料;
 (三)拨款票据:协作方是公司、企业的,应提供正式税务发票。协作方是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,涉及应税的项目,应提供税务发票;不涉及应税的项目,凭往来结算票据或银行结算凭证入账。

第二十九条 规范合同管理。科研项目经费60万元以下的合同,经科学技术处或社会科学处审核后,学校办公室盖章。60万元以上的合同,经科学技术处或社会科学处、财经处、资产处、审计处、法律事务室等部门会审签字,经校长授权后,学校办公室盖章。

第三十条 规范因公临时出国管理。科研经费中列支的国际合作与交流费用管理区别于一般出国经费,可根据预算据实安排,按照《鲁东大学教学科研人员因公临时出国管理工作实施细则》(鲁大校发〔2016〕55号)的有关规定执行。

第三十一条 严格税费管理。按照国家税法和税务主管部门的规定扣缴各项税费。项目经费在开具票据时,应按税法规定的税率从项目经费中缴纳税费。支付给个人的劳务费和专家咨询费等应依法缴纳个人所得税。

第六章 决算与结题管理

第三十二条 科研项目完成后,项目负责人应全面清理经费收支和应收应付等往来款项。根据学校科研管理系统中的决算报表如实编报经费决算,由科学技术处、社会科学处、财经处、审计处等部门审核签署意见后,分别报送科学技术处或社会科学处存档。

第三十三条 加强项目结题及结余资金管理。项目完成目标任务通过验收后,科学技术处、社会科学处每季度出具一次项目结账通知书,财经处依据结账通知书办理经费结账手续。

纵向科研项目的结余资金,按项目主管部门有关规定或任务书执行。无规定的,在原经费账户中继续使用,用于科研项目续研或预研的直接支出。2年后(自验收结论下达后次年的1月1日起计算)结余资金未用完的,按规定原渠道收回。

横向科研项目结余资金可全部作为项目组的绩效支出,也可用于后续项目预研,以及成果转化等相关支出。

第七章 监督检查

第三十四条 学校科学技术处、社会科学处、财经处、审计处、监察处、相关教学科研单位应各司其职、紧密配合,定期对科研项目经费的使用开展监督检查,实现科研项目经费的全过程管理,形成良好的校内监督长效机制。

第三十五条 实行内部信息公开制度,学校按规定对财政科研项目预算、预算调整、资金使用(重点是间接费用、外拨资金、结余资金使用)、研究成果等情况进行公开。

第三十六条 学校各职能部门、各教学科研单位和项目负责人应自觉接受并积极配合上级主管部门、项目主管部门或其委托的社会中介机构对科研经费管理和使用情况开展的审计检查。对检查中发现的问题,应及时给予纠正。

第八章 附 则

第三十七条 纵向科研项目负责人因调动等原因离开学校的,其在研项目经费根据项目主管部门相关经费管理规定办理。横向科研项目负责人调离学校的,其在研项目经费原则上不拨出。

第三十八条 学校为科研经费年收入总量达到1000万元的学院配备专职财务人员,直接提供科研经费管理和财务报销服务。

学科团队或项目组可根据实际需要设立科研财务助理,为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。聘用科研财务助理所需费用可通过科研项目资金渠道解决。

第三十九条 科研经费报销实行“首接负责制”,经办财务人员对报销业务负责到底。把服务做到前面,做好经费报销前的政策解释和业务沟通等服务工作,及时提醒报销注意事项;报销过程中因报销人的原因而无法报销的,财务人员应把发现的问题一次性告知报销人;实行“一事一趟”制,手续齐备、票据合规的业务财务人员应一次性办结。

第四十条 本办法自发布之日起执行,原《鲁东大学科研经费使用管理办法》(鲁大校发〔2016〕31号)、《鲁东大学科研经费报销细则(试行)》(鲁大校发〔2016〕44号)同时废止。已进入结题环节的项目,继续按照原办法执行;尚在研究环节的项目,执行本办法。

第四十一条 本办法由财经处、科学技术处和社会科学处负责解释。

附件:1. 鲁东大学劳务费领款单

2. 鲁东大学专家咨询费(评审费)发放单

3. 鲁东大学付款单

4. 科研合作(外协)资金转拨审批单

 

 


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